Поскольку все больше и больше компаний задумываются о планах обеспечения непрерывности, руководители сосредотачивают внимание на том, как поддерживать процессы, которые имеют решающее значение для поддержания света.
Отметьте кредиторскую задолженность (AP) вверху. из списка, поскольку предприятиям будет трудно работать в обычном режиме без обработки платежей своим поставщикам. (Например, те, кто буквально держит свет включенным.)
Но многие компании по-прежнему полагаются на ручные бумажные процессы AP, что может затруднить обеспечение бесперебойной работы в случае чрезвычайной ситуации.
К счастью, автоматизация AP может помочь бизнесу развиваться, гарантируя, что ваш отдел AP сможет продолжать утверждать счета и осуществлять платежи безопасно и эффективно в любое время и из любого места.
Вот шесть конкретных способов автоматизации точек доступа, которые могут укрепить ваши планы обеспечения непрерывности работы.
1. Автоматизация AP обеспечивает центральный узел для всех ваших файлов, связанных с платежами.
Активация плана обеспечения непрерывности бизнеса, скорее всего, означает, что вы не сможете находиться в офисе и рыться в картотеке. Вы захотите иметь возможность быстрого доступа к любому файлу, связанному с платежами, одним нажатием кнопки.
Автоматизация AP предоставляет облачное центральное хранилище, поэтому вам не придется полагаться на него. картотеки. А поскольку он находится в облаке, любой может получить к нему доступ откуда угодно.
2. Доступ для просмотра и утверждения счетов в любое время и в любом месте
При ручном процессе проверка и утверждение счетов может занять несколько дней и включать множество разных утверждающих лиц. Ожидание одобрения замедляет процесс оплаты, что может привести к задержке платежей.
И уровень сложности возрастает, если вы не в офисе.
Благодаря автоматизации AP вы не обязательно находиться в определенном месте, чтобы утверждать счета и производить платежи. Все, что вам нужно, это доступ в Интернет, и вы можете просматривать и утверждать их со своего телефона или ноутбука.
3. Вы можете создавать настраиваемые автоматизированные рабочие процессы.
Автоматизация AP позволяет создавать настраиваемые рабочие процессы с правилами и ограничениями. Это избавит вас от необходимости ежемесячно обращаться к разным людям за одобрением и предоставит вам контроль и прозрачность процесса.
А в случае, если кто-то отсутствует в офисе или не может работать, ваша команда AP может перенаправить одобрения, чтобы бизнес продолжался в обычном режиме. Дополнительным преимуществом является то, что все исторические действия и комментарии записываются, поэтому новый утверждающий может вмешаться, не упустив ни малейшей детали.
4. Сложные отчеты можно получить всего за несколько кликов
При ручном процессе отдел AP тратит много времени на вытаскивание стопок бумаг из картотечных шкафов, чтобы получить общую картину финансов компании. .
К счастью, автоматизация AP упрощает процесс, предоставляя комплексные инструменты поиска и отчетности. Это позволяет быстрее и проще получать данные для принятия стратегических бизнес-решений, когда вы находитесь под давлением и у вас нет доступа к обычным ресурсам.
5. Электронные платежи — это простая альтернатива бумажным чекам.
Если вы все еще используете бумажные чеки в качестве формы оплаты, во время кризиса у вас могут возникнуть проблемы. Однако с помощью решений, предоставляющих возможность электронной оплаты, вы можете продолжать платить поставщикам даже в тех случаях, когда индивидуальная доставка физических чеков невозможна.
6. Сервисные группы могут помочь улучшить ваши отношения с поставщиками.
Лучшие решения по автоматизации сочетают в себе специализированные сервисные группы и программное обеспечение, позволяющее выполнять утомительные задачи по соблюдению платежных предпочтений поставщика.
И в сегодняшних условиях это становится особенно привлекательным. У вас будет надежный союзник AP, который будет продолжать поддерживать связь с вашими поставщиками, чтобы видеть, как меняются (если вообще развиваются) их условия принятия, следить за тем, чтобы они получали ваши платежи и обрабатывали их.