Расследования проектов общественных работ: как оставаться на шаг впереди

Работая над проектом общественных работ, финансируемым из федерального бюджета, большинство подрядчиков знают, во что они ввязываются: требования Дэвиса-Бейкона, действующие ставки заработной платы и сертифицированные отчеты о заработной плате (CPR). И они знают, что когда что-то пойдет не так, им придется иметь дело с собственной версией криптонита, разработанной подрядчиком… расследованием Министерства труда США (USDOL)!

Расследования в реале (в реальной жизни)

Представьте себе: крупный генеральный подрядчик Gabbi’s Construction работает над проектом замены моста в Вашингтоне. Gabbi’s Construction контролирует работу сотен субподрядчиков и субподрядчиков более низкого уровня.

Gabbi’s заключила контракт с Randy’s Concrete, специализированным подрядчиком, который выполнит бетонные работы. Проект идет гладко, пока у Рэнди не возникают серьезные сбои в графике. Владелец Рэнди берет дело в свои руки и незаметно нанимает работников без документов, чтобы избежать оплаты сверхурочных; все, что ему нужно сделать, это «настроить» CPR.

Работа набирает обороты, и суперинтендант строительства Габби, не подозревая о действиях Рэнди, приходит в восторг. Но это волнение длится недолго, когда в их офисе появляется уведомление о потенциальном нарушении. Один из членов команды Рэнди подал жалобу, положив начало расследованию Министерства юстиции США.

Сьюзан, специалист по соблюдению нормативных требований Gabbi’s, собирает большую часть документации, указанной в предоставленном контрольном списке, за исключением некоторых ежедневных журналов (несмотря на все усилия, ей не удалось найти их все). Расследование завершено, оглашены выводы. Но результат далек от хорошего. Компания Gabbi’s Construction уведомлена о том, что двое из ее субподрядчиков допустили серьезные нарушения требований по заработной плате. Один субподрядчик нижнего уровня, который полностью оставался незамеченным, не предоставлял отчеты CPR за своих сотрудников. А компания Randy’s была обвинена в невыплате сверхурочной работы.

Теперь средства Габби удерживаются до тех пор, пока не будет произведено возмещение и не будут представлены исправленные отчеты CPR. Сьюзен теперь задается вопросом: Как это могло случиться?

Катализатор. Область применения. Последствия.

Есть разные катализаторы, запускающие расследования; наиболее распространенными являются жалобы сотрудников (как мы видели в приведенном выше случае) или «красные флажки» в документации о соответствии. Кроме того, расследования могут быть ограничены по объему, касаясь только конкретной жалобы, или могут охватывать весь ваш проект, где каждый субподрядчик находится под микроскопом.

Когда расследование дает отрицательный результат, подрядчикам грозят потенциальные штрафы, удержание средств, а в худшем случае — судебное преследование и даже отстранение. Хотя вы не можете гарантировать, что расследование никогда не состоится, существуют меры, которые вы можете принять, чтобы снизить свои шансы на расследование и/или уменьшить риск неблагоприятного исхода.

Мы видели, как развивались события в случае с Габби, и все довольно быстро пошло под откос. Теперь давайте рассмотрим другой случай с участием подрядчика, который смог избежать этой ситуации, приняв некоторые упреждающие меры.

Регулярно проводите самоаудит

Позвольте представить вам компанию Clear Construction, которая работает над проектом строительства автомагистрали, который по масштабам и размерам аналогичен проекту Габби. Однако в Clear Construction имеются протоколы соблюдения трудовых норм, обеспечивающие готовность в случае расследования. Начнем с того, что группа по соблюдению требований, возглавляемая Джанет, ежеквартально проводит самоаудит. Как она относится к этим проверкам? Ну, она думает как следователь. Обычно следователи проверяют документацию о соблюдении требований, такую ​​как копии субподрядов, CPR, подтверждающую документацию по заработной плате и особенно ежедневные отчеты (подробнее об этом в следующем разделе).

Еще одна практика, которую Джанет включает в свой ежеквартальный аудит, — это создание контрольного списка всех поставщиков и субподрядчиков. Просматривая этот список, Джанет может быстро обнаружить недостающие CPR от любого субподрядчика, субподрядчика более низкого уровня или даже поставщиков, если это применимо, до того, как в дело вмешается USDOL.

Проводить собеседования по вопросам заработной платы на местах

Будьте активны и думайте как следователь, верно? Что еще делают следователи в ходе расследования? Они проводят собеседования по заработной плате с сотрудниками, и это еще одна практика, которую использует Clear, чтобы смягчить проблемы, с которыми в настоящее время сталкивается Gabbi’s. Собеседования имеют решающее значение для завершения программы соблюдения трудового законодательства. Причина в том, что есть нарушения, которые выявляются только при непосредственном общении с сотрудниками. Например, слышали ли вы о «призраках»? В контексте преобладающего проекта заработной платы это работники, которые выполняют работу, но не участвуют ни в одном СПР.

Во время собеседования задавайте вопросы, например: Какова ваша ставка зарплаты? Какова ваша классификация? Какую работу вы выполняете?Целью этих интервью является подтверждение информации, представленной по CPR (или выявление проблем, о которых не сообщается в CPR), поэтому обязательно включать вопросы, которые проверят данные в документации о соответствии. Если бы компания Gabbi’s Construction регулярно проводила собеседования по заработной плате на местах, они бы обнаружили «призраков», работающих над их проектом, до того, как вмешалось Министерство труда США.

Внедрите официальный процесс ведения ежедневных журналов

И, наконец, , как Clear Construction остается в тайне (каламбур), когда дело доходит до расследований? Они используют один из самых полезных инструментов в своем арсенале: электронные ежедневники. Джанет, руководитель отдела соответствия в компании Clear, блестяще внедрила систему, в которой ежедневные журналы следуют единообразному процессу подачи и управления, где они собираются в электронном виде в стандартизированном формате, перекрестно проверяются на соответствие CPR, а затем надлежащим образом архивируются. Эта система играет важную роль в их программе соблюдения трудового законодательства. Как ежедневники играют роль в соблюдении трудовых норм? Ну, если в КПП указано 40 часов работы в неделю, а в ежедневниках указано всего 48 часов, то это говорит о дефиците 8 часов и неоплате сверхурочной работы. Красный флаг! Это сигнализирует Джанет о необходимости продолжить расследование.

Если бы Gabbi’s внедрила подобную систему, они, вероятно, обнаружили бы недобросовестный маневр Рэнди до того, как он стал бы катализатором расследования. Хотя Рэнди, возможно, и считал себя гениальным, «настраивая» CPR, он не учитывал часы, записанные в ежедневных журналах. Так что, если бы Сьюзан, специалист по соблюдению нормативных требований в Gabbi’s Construction, сверила CPR с ежедневными газетами, она могла бы легко обнаружить несоответствие, обсудить этот вопрос с Рэнди и, возможно, даже вообще избежать расследования.

Инструменты для борьбы с криптонитом

Габби против Клира. Не составляет труда, какой подрядчик имеет выигрышную стратегию соблюдения требований. Вместо того, чтобы придерживаться подхода «Я разберусь с этим, когда это произойдет», Clear Construction имеет преимущество, поскольку имеет строгую программу соблюдения трудовых норм. Они регулярно проводят самоаудит, проводят собственные собеседования с сотрудниками и используют ежедневные журналы в качестве инструмента соблюдения требований – тройной фактор, который значительно снижает вероятность отрицательного результата расследования.

На рынке легко доступны инструменты, которые подрядчики могут использовать именно для этой цели. LCPtracker предоставляет решения по соблюдению трудового законодательства, которые в электронном виде собирают и управляют сертифицированными отчетами о заработной плате от всех субподрядчиков, а также предлагает дополнительные модули для ежедневных журналов и собеседований по заработной плате на местах. Самое приятное то, что системы интегрированы, а это означает, что все данные синхронизируются и перепроверяются друг с другом, что упрощает выявление нарушений до того, как следователи постучат в вашу дверь.

Хотя расследования никогда не доставляют удовольствия, есть способы справиться с ними и, возможно, даже упредить их; вам просто нужно иметь правильные протоколы соответствия и соответствующие инструменты, которые помогут вам быть на шаг впереди. Для получения дополнительной информации о LCPtracker и его модулях соответствия требованиям строительной площадки.