Пытаетесь привлечь внимание к новым строительным технологиям? 5 способов, которыми может помочь мышление в мелочах.

Люди очень непостоянны. Мы стонем и жалуемся на то, как обстоят дела, и устраиваем беспорядки, когда что-то меняется. На самом деле речь никогда не идет о «старом пути» и «новом пути» — это промежуточный период изменений, который все портит. Старый способ удобен, а новый способ может быть лучше, но для того, чтобы добраться туда, нужны усилия и компромисс. Часто людям проще убедить себя, что то, как мы всегда поступали, — лучший способ, чем прилагать усилия, чтобы адаптироваться и учиться.

Внедрение новых технологий часто сопряжено с трудностями. строительная отрасль. Благодаря тому, что FHWA продвигает внедрение решений электронного строительства в рамках своих инициатив Every Day Counts, все больше руководителей пытаются найти способы создать организационную поддержку и обучить свой персонал. Даже когда внедряются новые технологии, опытный полевой персонал может сопротивляться изменениям, которые продвигают их руководители. Несмотря на простоту внедрения платформ электронного строительства в общие процессы, такие как ежедневная отчетность, управление количеством и отслеживание движения средств, любые изменения встречают сопротивление.

Обычно проблема не в интуитивно понятном интерфейсе или обучении; это с философией. Изменив свой подход к внедрению электронного строительства, вам будет легче преодолевать несогласие и привлекать воодушевленных членов команды. В этой статье мы поделимся некоторыми советами, которые мы извлекли из внедрения программного обеспечения за последние несколько десятилетий. Для дальнейших исследований мы также рекомендуем изучить руководство «Электронное строительство с практическими рекомендациями» Министерства транспорта Флориды, в котором представлен обзор шести препятствий и способы их преодоления.

1. Продавайте небольшие изменения

Переход с электронных таблиц или бумажных ручек на программное обеспечение для управления строительством — это увлекательно. Это позволяет командам быть более эффективными, решительными и экономичными при выполнении проектов. Но перед лицом отдельных членов команды, беспокоящихся о своей повседневной жизни, это всего лишь слова.

Важно не представлять обновление как грандиозный сдвиг или новую эру для вашей компании. Скорее всего, это просто улучшенный способ делать то, что вы уже делаете, и его следует представлять именно так. Если вы относитесь к этому как к небольшому сдвигу в повседневных операциях, это будет воспринято как таковое. Не сбрасывайтесь со счетов — признайте любой дискомфорт, который вы чувствуете по поводу перемен. Поскольку ваша новая платформа, скорее всего, сэкономит время и облегчит работу выездной группы, решить эти проблемы будет несложно. Но если вы попытаетесь заранее убедить людей в серьезном улучшении, вполне возможно, что они отвергнут его как административное позерство.

Компания Infotech недавно провела вебинар по электронному строительству с участием директора общественных работ компании Meriden, CT и одного из их консультантов из VHB. Городские власти начали тестировать платформу электронного строительства для управления строительством и инспекции как более простой способ поддерживать необходимый процесс ведения учета в четырех томах. Поскольку они представили новый программный процесс как упрощенную версию текущего процесса, а не как новую, введение новой технологии в их команду не было проблемой.

2. Тестирование в малых группах

После объявления о переходе на новое программное обеспечение для управления строительством наберите добровольцев в небольшую группу, заинтересованную в проведении первоначального тестового запуска продукта. Один из наших клиентов, компания Smith Seckman Reid, Inc., применяет аналогичный подход, отбирая своих более «технически ориентированных» инженеров, которые сначала изучают программное обеспечение, а затем поэтапно переводят работу вперед. Этот процесс поможет во внедрении несколькими способами:

  • Он создает ауру эксклюзивности вокруг программного обеспечения и волнение, когда оно становится доступным для всей компании.
  • Это позволяет вам решать проблемы и проблемы по мере их возникновения в небольшой бета-версии, а не подавать жалобы в отношении компании.
  • Это увеличивает интерес к новому программному обеспечению из уст в уста, поскольку члены группы тестирования делятся своими выводами со своими коллегами.
  • Это позволяет вам сформировать конкретные ожидания относительно того, как команды будут использовать программное обеспечение, прежде чем распространять его среди всей организации.

Однако самое большое преимущество внедрения в небольшой группе заключается в создании следующая волна тренеров в вашей команде. Ранее мы упоминали о поэтапном подходе города Мериден к крупномасштабному внедрению программного обеспечения. Представление их нового программного обеспечения небольшой группе упростило знакомство с программным обеспечением будущих членов команды:

«Теперь, когда у нас есть группа, которая успешно внедрила инструменты электронного строительства, такие как Appia®, и им удобно пользоваться, направлять других участников стало намного проще». — Джош Ианнотти, инженер по транспорту, VHB

3. Обучайте малым функциям

Когда организации внедряют новые технологии, часто проводится страшное общекорпоративное обучение, которое очень похоже на школьное собрание. Самый большой недостаток сборок в том, что представленная информация лишь частично актуальна для аудитории. Люди начинают отвлекаться, когда презентация не соответствует их роли, и могут упустить важную информацию.

Вместо массовых занятий рассмотрите возможность проведения небольших занятий, посвященных конкретным ключевым ролям в команде. Наша собственная команда по внедрению часто разбивает занятия по вводному обучению на «Функции для поля» и «Функции для офиса», чтобы сотрудникам приходилось посещать только те собрания, которые имеют отношение к их ролям.

Город Мериден и VHB используют аналогичный постепенный подход, поскольку они представляют концепцию реализации цифровых проектов своим командам. Ограничивая функциональность своего нового программного обеспечения в своих первоначальных тестовых проектах, они могут освоить свою команду с базовой функциональностью, прежде чем внедрять новые процессы:

«Наша команда внедрила многие из приложений Appia инструменты на проектной основе. Во время нашего пилотного проекта и последующих проектов мы использовали многие инструменты для ежедневной отчетности, отслеживания количества и т. д., но не использовали программное обеспечение для создания платежей или документирования заказов на изменение. В настоящее время мы работаем над этим процессом и продолжим использовать больше инструментов, когда нам станет удобнее». — Говард Вайсберг, директор по общественным работам, город Мериден

4. Назначение небольших ролей

Проведя бета-тестирование нового программного обеспечения в небольшой группе, возьмите полученные знания и посмотрите, как они соотносятся с крупномасштабным внедрением. Как ваша тестовая группа справлялась со своими особыми обязанностями при использовании программного обеспечения? Кто за что отвечал? Самое главное, есть ли у вас чемпион-пользователь?

Чемпион-пользователь — это тот, кто увлечен улучшением вашей организации и работает с вашим поставщиком программного решения, чтобы разработать план развертывания и определить конкретные роли и обязанности для вашей команды. Если вы сможете установить роли, обязанности и процессы до того, как они будут широко приняты, это создаст большее чувство сопричастности среди полевого персонала. Члены команды не будут считать себя ответственными за использование этой новомодной технологии. Они поймут свою ответственность по отношению к проекту и программному обеспечению.

В конце концов, знакомство вашей команды с вашим программным решением позволит им расширять свои роли и даже обучать других, когда они полностью освоятся, но сегментированные обязанности могут стать отличным началом реализации. Обычно мы видим команды со следующей структурой, похожей на то, как организация работает перед внедрением программного решения:

  • Системный администратор: отвечает за контроль доступа и выбор настроек программы в соответствии с их процессом.
  • Менеджеры проектов: как всегда, менеджеры по проектам контролируют отчеты об инспекциях и команду инспекторов.
  • Инспекторы: эти люди собирают данные в полевых условиях и, возможно, придется приспособиться к использованию планшетов и смартфонов вместо полевых журналов.
  • Заинтересованные стороны проекта. Эта группа, состоящая из владельцев, аудиторов и других заинтересованных сторон проекта, должна иметь конкретный план развертывания, установленный в начале проекта, чтобы они могли оставаться в курсе последних событий без необходимости обучения или обработки данных.

5. Ставьте маленькие цели

Вы добились поддержки со стороны организации, и все заинтересованные стороны вашего проекта довольны представленными вами функциями. Что дальше? Худшее, что вы можете сделать для своей недавно обученной команды, — это сделать большой скачок вперед. Этот процесс внедрения размером с фрагмент должен быть циклическим, чтобы вы могли решать свою следующую техническую задачу таким же методичным образом. Если вы изначально внедрили веб-систему для управления строительными проектами, примерами ваших следующих шагов могут быть:

  • Внедрение мобильных приложений, которые можно реально связать с вашей системой управления строительными проектами. сбор данных в полевых условиях
  • Интеграция вашей системы управления строительством с другими технологиями сбора данных, такими как вездеходы и дроны
  • Сопряжение ваша система управления строительством с инструментом для безбумажного заключения контрактов или онлайн-торгов, чтобы стать полностью безбумажным

Вот как команда VHB и города Мериден расширяет их использование:

«С инженерной точки зрения мы постоянно пытаемся все ближе и ближе подходить к дизайну. Переход между окончательным проектированием и строительством все еще немного непрост. Я думаю, что следующим шагом будет использование существующего программного обеспечения Infotech для целей торгов, а также выяснение того, есть ли способ включить окончательный дизайн, спецификации плана и оценки в Appia до подачи заявки. Цель состоит в том, чтобы собрать как можно больше информации о проекте с момента инициации проекта до его завершения в электронном виде».  – Говард Вайсберг, директор по общественным работам, город Мериден.

Несмотря на первоначальное сопротивление, мы обнаружили, что полевые бригады в конечном итоге любят использовать современные решения электронного строительства, такие как Appia, после того, как они преодолеют кривая обучения. Используя эти советы, вы можете значительно сократить кривую обучения для своей команды (с дополнительным преимуществом подавления жалоб и ворчаний). Управление проектами станет более эффективным, рентабельным и совместным в кратчайшие сроки.