По словам генерального инспектора, для некоторых строительных работ транспортного агентства был ужасен рекордный уровень удержания, один из которых составлял всего 21 %.
Согласно новому отчету, в отделе строительства и развития столичного управления городского транспорта Нью-Йорка возникла проблема с ведением документации.
Доклад Управления Генерального инспектора MTA о методах регистрации данных агентства рисует ужасную картину хранения данных о строительных проектах в городской транспортной системе, показывая, что файлы отсутствуют для многих проектов, а некоторые имеют всего лишь 21% необходимые данные.
В ходе трехлетнего расследования OIG изучила ведение записей в двух разных файловых системах — Constructware, оригинальном программном обеспечении, в которое подрядчики загружали документы, и Asite, текущей файловой программе. который используется MTA C&D в своих строительных проектах.
Из выборки строительных проектов OIG обнаружил только половину необходимых проектных файлов, необходимых MTA C&D. Отсутствующие файлы не были загружены в Constructware, как того требовали соответствующие контракты и политика агентства, и эта практика продолжилась после того, как MTA мигрировал на Asite.
Еще одна ахиллесова пята, пишет OIG, заключается в том, что не существует системы, гарантирующей, что подача документов вообще происходит.
«Никто не несет ответственности за невыполнение для соблюдения требований к хранению документов отчасти потому, что никто не проверяет», — говорится в отчете.
Большая часть проблемы — это список инструкций, необходимых для загрузки документов в систему, который OIG назвал «устрашающим» и состоит примерно из 62 страниц. Кроме того, OIG обнаружила, что невозможность связать предварительную строительную документацию со строительной документацией в базе данных снизила общее качество данных.
«Отсутствие полных записей по проектам значительно снижает ценность базы данных и снижает общую эффективность процесса управления проектами», – пишет OIG.
Оценка за улучшение
OIG рекомендует, чтобы в целях улучшения управления файлами MTA C&D:
- пересмотрел свою единую систему хранения документов, чтобы установить оптимизированный, четкий и краткий протокол хранения, охватывающий все необходимые проекты документы, которые управляемы и не имеют дублирующихся мест хранения. Текущий протокол имеет подзаголовки, которые позволяют хранить документы в нескольких разных категориях, что значительно усложняет поиск.
- Обучать и привлекать к ответственности ответственных сотрудников проекта, которым поручено обеспечивать соблюдение договорных требований в отношении управления документами в Asite.
- li> Как можно скорее инициируйте программу аудита соответствия и обеспечения соблюдения требований по управлению документооборотом. OIG рекомендовал, чтобы в отчете каждый год отбиралось определенное неопределенное количество проектов, при этом отчет поднимался вверх по цепочке управления вместе с любыми действиями, используемыми для устранения несоблюдения.
- Связать все записи о проектах до начала строительства, хранящиеся вне От участка до этапа строительства Документы Asite для создания полного отчета о проекте.
Кайл Хамер, директор по маркетингу Asite в Северной Америке, не был удивлен тем, что содержится в отчете.
«Строительство в целом борется со стандартизацией. Подрядчики, независимо от размера, борются с принятием и соблюдением требований. И заставить их использовать новую систему сложно, неважно, какое программное обеспечение», Хамер сказал Construction. Погружение.
«Во всяком случае, это еще больше определило работу, которую мы должны выполнять в отрасли, приучая людей к использованию технологий и еще больше упрощая и облегчая этот процесс».Адаптация к системе
MTA C&D согласовано с OIG и планирует внедрить все рекомендованные изменения, по словам Джейми Торрес-Спрингер, президента MTA C&D.
«Работа по улучшению Asite идет полным ходом, включая рекомендации, содержащиеся в отчете, с целью полной реализации к концу 2022 года», — сказал он в заявлении, направленном Construction Dive.
Однако для строительных фирм, которые выполняют работы для агентства, это может быть непросто.
Эрик Ортманн, партнер нью-йоркской юридической фирмы Kaufman Dolowich Voluck, сказал, что важным моментом для подрядчиков является то, как они будут получать поддержку в обучении персонала для работы с таких систем, как Asite.
«Это может быть что-то, что подрядчики говорят: «Эй, это не проблема. Мы делали подобные вещи раньше, и наши люди могут достаточно легко переключаться с программы на программу. И мы можем тренировать их и там, и у нас все в порядке». Или, может быть, что-то, где это становится более сложной задачей. И мы не обязательно будем точно знать, как это будет происходить, пока мы не начнем видеть усиление правоприменения и соблюдения требований», — сказал Ортманн.
Ортманн. также выразил обеспокоенность по поводу явного отсутствия информации от подрядчиков по предлагаемым исправлениям в отчете. Тем не менее, представитель MTA C&D Майкл Кортез, когда его спросили о подрядчиках, имеющих возможность внести свой вклад в исправления, упомянутые в отчете, сказал, что они были частью процесса и будут продолжать участвовать.
«Строительство & Development находится в постоянном диалоге с подрядчиками и другими заинтересованными сторонами, создавая и модифицируя системы для управления проектными работами», — сказал Кортез в заявлении, отправленном Construction Dive.
MTA C&D в настоящее время запрашивает 21 проект и недавно заявки на сотни миллионов на определенные проекты, и после подписания президентом Джо Байденом двухпартийного закона об инфраструктуре в прошлом году может появиться больше.
«[MTA C&D] пытается создать лучшую мышеловку. Мы все хотим, чтобы проекты выполнялись эффективно. И хорошо. Мы хотим видеть общение, мы хотим видеть документы, загружаемые в системы, и поддерживать связь», Ортманн сказал.