Электронное оформление контрактов и проектной документации
В индустрии, основанной на рукопожатии, последние поколения подрядчиков придерживались знакомых подписей «мокрыми чернилами» в официальных контрактах. Хотя электронные подписи являются законными и подлежат принудительному исполнению более 20 лет, неудивительно, что строительная отрасль (как и многие другие) медленно адаптируется. Но теперь, когда корпоративные инновационные инициативы стимулируют цифровую трансформацию, компании стремятся отказаться от бумаги в своих процессах и все оцифровать, чтобы повысить эффективность, уменьшить количество ошибок и, в конечном счете, сохранить конкурентоспособность. Электронные подписи быстро становятся нормой для договоров на строительство и проектной документации, и подрядчики, которые не внедряют технологии электронных подписей, сталкиваются с отставанием от времени. В сегодняшних условиях любой предполагаемый риск внедрения решений электронной подписи намного перевешивается риском отказа.
Генеральные подрядчики и менеджеры по строительству, которые играют неотъемлемую роль в администрировании контрактов и управлении проектами, похоже, возглавляют внедрение технологий электронной подписи. Электронные подписи решают наиболее сложные аспекты управления договорами и документами, увеличивая скорость выполнения, повышая безопасность и оптимизируя рабочие процессы.
Скорость
До появления электронных подписей компании были вынуждены работать с бумажными документами неэффективно. Подрядчикам препятствовали в выполнении субподрядов и заказов на поставку в процессе торгов/оценки и задерживали при окончательной доработке заказов на изменение во время строительства. Электронные подписи намного эффективнее и удобнее, чем традиционные методы. Даже на фундаментальных уровнях — имя человека, напечатанное на электронном документе, или оцифрованное изображение собственноручной подписи — легко распознать удобство электронных подписей по сравнению с подписями влажными чернилами. А более продвинутые уровни — платформы электронной подписи, включающие процессы криптографической цифровой подписи — еще больше ускоряют процесс. Компании могут значительно сократить время, необходимое для заключения контрактов и изменения заказов, с недель до менее чем одного дня.
Безопасность
Электронные подписи во многих отношениях более безопасны, чем традиционные подписи и бумага. В то время как подписи влажными чернилами сопряжены с риском подделки и мошенничества, а бумажные документы легко теряются или теряются, контракт или проектный документ, подписанный электронной подписью, юридически эквивалентен тому же соглашению или документу, распечатанному и подписанному от руки, а электронные решения предлагают дополнительные уровни. безопасности — как для доступа к документу, так и для его подписи. Например, распространенный вариант – потребовать от подписавшего ввести уникальный код, предоставленный по защищенному каналу, чтобы получить доступ к документу, в котором создается закрытый «ключ», позволяющий подписывать документы только соответствующим сторонам. Эти решения также имеют варианты аутентификации, включая проверку по электронной почте, телефону или SMS, а также аутентификацию на основе знаний (с опциональным захватом изображения), которые дают компаниям возможность снизить риски, сохраняя при этом простоту и эффективность электронных подписей. Эти решения также предотвращают возможность потери или потери документов и обеспечивают контрольный журнал каждой подписавшей стороны. Широкое определение электронных подписей в законе позволяет подрядчикам адаптировать свой электронный метод заключения контрактов в соответствии с желаемым уровнем безопасности.
Оптимизация
Платформы электронной подписи меняют способ управления строительными проектами, оптимизируя бизнес-практики и ускоряя рабочие процессы. Компании могут интегрировать несколько систем в централизованное место, где подписанные документы хранятся и легко доступны для поиска, что устраняет необходимость в бумажной документации (или хранилищах банковских ящиков), и эти платформы могут размещать объемные контрактные документы, которые часто включают сотни страниц условий. и технические характеристики. Компании могут оптимизировать рабочие процессы, встраивая электронную подпись и другие функции в существующие документы, веб-сайты, порталы и приложения; эти платформы могут быть полностью интегрированы в традиционное программное обеспечение и программы управления проектами, эффективно устраняя все бумажные рабочие процессы для всех процессов, включая предложения, заказы на поставку, субподряды, заказы на изменение, запросы на запросы и представления.
Строительная отрасль отходит от методов заключения контрактов прошлых лет. Даже по мере того, как компании возвращаются в офисы и служебные трейлеры, подписи мокрыми чернилами на белой бумаге еще больше уйдут в прошлое. Электронные подписи на цифровых документах — это настоящее и будущее отрасли. Для быстро растущего числа подрядчиков внедрение решения для электронной подписи обеспечивает очень положительное соотношение риска и выгоды.