7 распространенных проблем с платежами в строительстве и как с ними бороться

Крупный план строящегося здания.

У генеральных подрядчиков много забот: сотрудничество с клиентами, наем субподрядчиков, соблюдение сжатых сроков выполнения проектов и многое другое. Но вопросы оплаты в строительстве, как правило, занимают центральное место даже для самых активных ГК.

Хотя каждый строительный проект уникален, проблемы с оплатой, с которыми могут столкнуться ГК, таковыми не являются. При выполнении своих повседневных операций генеральные менеджеры должны помнить о следующих проблемах (и возможных решениях).

Своевременный сбор документов

Большинство строительные проекты имеют специальные окна, в которые субподрядчики, поставщики и генеральный директор могут подавать заявки на оплату, счета-фактуры и освобождение от залога. Хотя получение оплаты должно быть достаточной мотивацией для своевременной подачи документации, это не всегда так. Когда генеральный подрядчик управляет 20 или 30 проектами одновременно, и к каждому из них прикреплено 20 или 30 субподрядчиков или поставщиков, получение этих документов до крайнего срока может быть проблемой.

Есть три возможных варианта. Методы решения этой проблемы:

  • Позволить субподрядчику пропустить платежное окно. Это может сократить поток денежных средств субподрядчика и поставить под угрозу здоровье свой бизнес — чего большинство генеральных менеджеров предпочло бы избежать.
  • Канцелярский персонал из офиса генерального директора может по электронной почте напомнить каждому из субподрядчиков и поставщиков о платежном окне. Этот вариант отнимает много времени и не является надежным, поскольку требует кропотливого внимания к деталям и быстрых ответов от субподрядчиков.
  • Настройте автоматические напоминания о счетах, которые уведомляют субподрядчиков и поставщиков о сроках их платежных заявок. Это, вероятно, самый эффективный и экономичный план, позволяющий избежать проблем с оплатой, связанных со временем.

Выставление счетов заранее

Когда субподрядчик отправляет заявку на оплату, стоимость которой превышает стоимость выполненной им работы, это ставит GC в рискованное положение. Хотя контрактная сумма за работу не изменилась, выставление счетов вперед по существу увеличивает прибыль субподрядчика.

Рентабельность строительства часто составляет от 5% до 10% для субподрядчиков. Если этот субподрядчик подает заявку на оплату (и получает оплату) на 20% больше, чем он должен за объем выполненной работы, он потенциально получил свою прибыль. Это оставляет им очень мало стимулов для завершения своей части проекта и увеличивает их шансы уйти с работы. Если есть оставшиеся задачи, такие как список недостатков, они почти наверняка не будут отображаться, поскольку они уже заработали свои деньги.

Один из наиболее эффективных способов борьбы с этой проблемой – улучшить взаимодействие между офисный и выездной персонал. Цифровые автоматизированные рабочие процессы, как правило, являются лучшим выбором. Полевой персонал должен будет убедиться, что выполненная работа соответствует сумме, запрошенной субподрядчиком, прежде чем сотрудники офиса одобрят платеж. Когда все это делается автоматически, это экономит время сотрудников на местах и ​​в офисе.

Освобождение от залога

Хотя освобождение от залога технически подпадает под сбор документов , это гораздо больше, чем просто получить освобождение от залога от субподрядчика. Этот документ существует, чтобы ограничить риск для одной или другой стороны: либо угроза неуплаты для субподрядчика, либо угроза удержания для генерального директора или владельца проекта.

Что касается отказов от удержания, тот, кто наносит удар первым, имеет преимущество. Если GC собирает освобождение от удержания до оплаты, они находятся в кресле водителя и могут удерживать платеж столько, сколько захотят. Если субподрядчик получает оплату до подписания отказа, он в любом случае потенциально может подать залог на имущество. Бывают даже случаи, когда сотрудники бухгалтерии и субподрядчики обмениваются документами об отказе от залога и чеками лично и в одно и то же время, чтобы обеспечить безопасность.

Электронный сбор отказа от залога может обуздать недоверие, которое порождают отказы от залога. Эти системы могут автоматически разблокировать платеж после получения подписанного отказа от удержания, снимая стресс для всех участников. Субподрядчик или поставщик получает оплату, в то время как генеральный директор и владелец знают, что они могут свободно работать, не беспокоясь о залоговом удержании.

Документы о соответствии

Чтобы снизить риск, генеральный директор должен убедиться, что все его субподрядчики соответствуют различным требованиям соответствия. Это включает в себя лицензирование, страховку, облигации и другие документы, которые определят, имеют ли они право работать на своем сайте. И когда срок действия субподрядчика истекает, это может стать катализатором серьезной проблемы с оплатой.

В идеальном мире субподрядчики будут следить за своими документами о соответствии и обновлять их по мере необходимости. Однако по истечении срока действия их документов генеральный директор (если ему известно) может приостановить платеж до тех пор, пока субподрядчик снова не станет соответствовать требованиям. В то же время субподрядчики или поставщики, скорее всего, не получают зарплату, что дает им право подать залог в отношении имущества — рискованная позиция для генерального директора и владельца.

В некоторых штатах также требуется аудит страховых полисов. . Платежи, произведенные нелицензированным или незастрахованным субподрядчикам, могут увеличить страховые взносы GC. Кроме того, в некоторых случаях это незаконно и влечет за собой штрафы или даже тюремное заключение.

Вместо того, чтобы допускать истечение срока действия этих политик, лицензий или предметов или отслеживать даты с помощью электронных таблиц, подумайте о цифровом решении, которое помогает отслеживать соблюдение требований. Эти программы отслеживают соблюдение требований и предупреждают генеральный директор и субподрядчика, когда срок их действия приближается. Оповещения могут помочь генеральному директору отслеживать своих субподрядчиков, запрашивать обновленные документы или принимать меры по удалению несоответствующих субподрядчиков с работы.

Логистика перемещения денег

Перемещение денег от владельца к генеральному директору, а затем к отдельным субподрядчикам, как правило, является медленным процессом. В большинстве случаев кто-то из отдела кредиторской задолженности соберет файл для платежа. Они приложат копию счета и всю подтверждающую документацию за этот счет-период, прежде чем отправить ее менеджеру проекта и другим вышестоящим заинтересованным сторонам.

Затем они ждут.

< p>Обычно требуется много времени, чтобы утверждения вернулись к бухгалтерскому персоналу. Файл должен проходить каждый этап утверждения по одному, что значительно увеличивает время, необходимое для оплаты субподрядчикам и поставщикам.

Перенос этого процесса на комплексную платежную платформу может значительно повысить эффективность. Хотя платежи по-прежнему должны проходить через надлежащие рабочие процессы, гораздо проще управлять несколькими электронными утверждениями в одном месте. Кроме того, платформа может отслеживать важные документы и оплачивать заявки, экономя драгоценное время и энергию сотрудников офиса.

Совместные проверки

Владельцы и генеральные менеджеры хотят чтобы избежать залогов и задержек проекта. Когда владельцы платят своим субподрядчикам и поставщикам, эти стороны могут затем платить своим собственным субподрядчикам и поставщикам. Однако всегда существует риск того, что платеж не будет продолжен, и должен быть способ доказать первоначальный платеж. Неуплата позволит субподрядчику или поставщикам подать залоговое право на имущество, что потенциально может привести к остановке финансирования, транзакций и работы.

Чтобы решить эту проблему, многие владельцы или ГК выдают совместные чеки связанным стороны, помогая повысить прозрачность исходного платежа. На этих чеках указаны два имени или организации, например, генеральный директор и субподрядчик или субподрядчик и поставщик. Обе стороны должны подписать чек, прежде чем одна из сторон, указанных в чеке, сможет обналичить его. В большинстве случаев при совместной проверке субподрядчик и поставщик субподрядчика будут указаны в качестве получателя платежа. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что обе стороны знают о платеже, поэтому должник должен выполнить свои дальнейшие платежи.

Проблема в том, что совместные проверки, как и любые бумажные проверки, занимают много времени. Кто-то должен рассчитать сумму, зарегистрировать сумму, распечатать чек, а затем отправить его по почте — и это легче сказать, чем сделать. Если бухгалтерские записи не будут на 100% точными, чек придется переписать. Затем обе стороны должны согласовать, как каждая из них подпишет чек, вероятно, отправив его по почте от одной стороны к другой. В течение платежного периода этот ручной процесс может занимать много времени.

Глобальные клиенты могут избежать этого, перейдя на цифровой банкинг. Это значительно повысит видимость банка в платежах, которые GC совершает ниже по течению, и лучше гарантирует, что все стороны также получают оплату. Этот метод может повысить эффективность, предлагая более безопасный способ отправки платежей.

Основные платежные приложения

Владельцы проектов не всегда хотят выписывать по 30 чеков каждый месяц субподрядчикам или поставщикам. Иногда они хотят знать, сколько платить GC, чтобы выписать им один чек и позволить GC отправлять платежи. Проблема заключается в логистике расчета суммы и подачи основного платежного заявления владельцу.

Своевременный сбор платежных приложений и подтверждающих документов от субподрядчиков и поставщиков является сложной задачей. Обработка и оценка этих заявок, их утверждение или отклонение, внесение изменений, а затем объединение их в одно основное платежное приложение для отправки владельцу проекта — и все это в пределах платежного окна — является еще большим препятствием. На это может приходиться много времени, затрачиваемого руководителем проекта, и это ведет к неэффективности.

Решением могут стать цифровые решения. Эти решения могут не только собирать платежные заявки, подтверждающие документы и отказы от удержания, но и автоматически генерировать основные счета-фактуры. Они также могут отправлять эти заявки через соответствующие рабочие процессы, учитывать утверждения и отказы и создавать основной счет, который затем GC может направить владельцу. Результатом является более быстрая и точная обработка платежных приложений на обеих сторонах.

Решение проблем с платежами с помощью цифровых решений

Большинство распространенных проблем с платежами в строительстве которые сегодня используют GC, имеют цифровые или программные решения. Интегрируя управление проектами и платежные технологии в свои повседневные операции, генеральные менеджеры могут повысить эффективность, точность и подотчетность — все это ключи к предотвращению проблем с платежами и построению успешного контрактного бизнеса.