В эти трудные времена строительные компании должны защищать не только своих сотрудников, но также свои финансовые данные и деловую информацию. Преступники совершенствуют свою игру, чтобы воспользоваться новыми возможностями, что делает мошенничество главной проблемой.
По данным Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества, одна утечка данных может стоить строительным компаниям примерно 330 000 долларов, не говоря уже о нанесении ущерба их репутации и доверию клиентов. Автоматизация кредиторской задолженности (AP) может помочь им повысить безопасность, предоставляя мощные облачные технологии для замены ручных бумажных процессов, которые подвержены человеческим ошибкам и несанкционированному вмешательству, а также создавая эффективность, повышающую точность, прозрачность и контроль.
Давайте подробнее рассмотрим, как автоматизация точек доступа может повысить безопасность и снизить риски мошенничества в строительной отрасли: Электронные платежи безопаснее, чем бумажные чеки
По данным исследования, проведенного Ассоциацией финансовых специалистов по вопросам мошенничества, около 75 процентов предприятий, ставших жертвами мошенничества с кредиторской задолженностью, подверглись атаке с помощью бумажных чеков. Чеки предоставляют простой способ воспроизвести важную информацию о поставщиках и счетах.
Поскольку мошенничество с чеками растет, владельцы и операторы строительства заинтересованы в переходе на автоматизированный, более безопасный метод оплаты для оплаты своих продавцов и поставщиков.
Автоматизация платежей заменяет бумажные и ручные процессы, пронизанные рисками, безопасными автоматизированными процессами и предлагает поставщикам зашифрованные и проверенные электронные платежи. Электронные платежи, такие как ACH, перенаправляются в цифровом виде с одного банковского счета на другой через платежные системы, и большинство из них используют автоматизированные инструменты мониторинга мошенничества, такие как Positive Pay, чтобы отмечать подозрительную активность и избегать дублирования платежей и счетов. Платежи контролируются от начала до конца, а риск минимизируется.
Устранение ручных процессов снижает количество ошибок
Фирмы усердно работают над тем, чтобы информация о счетах и платежах записывалась правильно, вручную вводя данные в свою ERP-систему или полагаться на электронную таблицу, чтобы обеспечить их организованность и точность. Несмотря на их способности и усердие, их работа склонна к ошибкам.
Работа из дома или с рабочих мест отделяет команды AP от источников данных, таких как файлы и почтовое отделение для счетов и чеков, что позволяет легко упустить важную информацию или совершить ошибки.
Автоматизация заменяет рутинную работу, такую как ввод и сопоставление счетов, и, в свою очередь, устраняет ошибки, присущие этим ручным процессам. Когда AP размещен в облаке и централизован, ничто не ускользает, не дублируется и не забывается.
Автоматизация улучшает внутренний контроль
Большинство предприятий зависят от средств контроля — таких как требование многоуровневого одобрения, сопоставление счетов с заказами на покупку и предоставление владельцу единоличной ответственности за подписание чеков — для безопасной обработки счетов, оплаты счетов и защиты от мошенничества.
Хотя намерения благие, этот контроль сложно организовать и поддерживать, особенно когда количество счетов увеличивается и команды физически отделены друг от друга.
Централизованная точка доступа позволяет руководителям предприятий защищать конфиденциальную финансовую информацию, устанавливая строгие правила и контролируя, кто в организации может получить к ней доступ. Они могут встроить средства контроля платежей, такие как разделение обязанностей и двухфакторную авторизацию, в автоматизированные процессы. Руководство также может добавить уровни безопасности, требующие нескольких уровней утверждений, повышая наглядность графиков платежей рабочих процессов, сохраняя при этом текущую политику и процедуры маршрутизации.
Автоматизация обеспечивает лучшую наглядность
Когда вы полагаетесь на ручной ввод счетов и картотеку для хранения, может быть сложно Утверждать счета и проводить исследования, работая удаленно, что часто имеет место на рабочих местах. Доступ к изображениям счетов и другой важной информации о счетах ограничен, а то и невозможен. То же самое можно сказать и об обработке платежей. Как предоставить продавцу изображение очищенного чека, если оно хранится в папке в офисе?
Централизованные процессы AP обеспечивают четкую прозрачность и подотчетность, что упрощает отслеживание мошеннической деятельности. Владельцы и подрядчики могут легко получать, отслеживать и утверждать счета с четкой видимостью статуса счетов и платежей, независимо от их местонахождения, а также сканировать их на наличие дубликатов, ошибок и подозрительной активности.
Автоматизация точек доступа предлагает впечатляющий список преимуществ в области безопасности.
Преимущества безопасности от автоматизации точек доступа существуют на протяжении всего цикла оплаты счетов и выставления счетов. Это важнейший инструмент в борьбе с финансовым мошенничеством, устраняющий подверженные ошибкам ручные процессы, заменяющий бумажные чеки более безопасными электронными вариантами, улучшающий контроль для защиты конфиденциальной информации и обеспечивающий более четкую видимость для лучшего мониторинга деятельности.